Actas y Reuniones - Módulo General

Creación y Gestión de Reuniones y Actas

Objetivo

Establecer un procedimiento claro y estructurado para la creación y gestión de reuniones y actas, asegurando que todos los miembros del equipo comprendan sus roles y responsabilidades.

Pasos Clave

1. Acceso al Módulo de Reuniones

   • Ingresar al sistema y acceder a la sección "Grupos Reuniones".

2. Creación de un Nuevo Grupo

   • Hacer clic en "Añadir" y asignar un nombre al grupo (ejemplo: "Reunión de Profesores").

   • Marcar el grupo como "Activo" y guardar.

3. Asignación de Responsables

   • Seleccionar el ícono de "Responsable" para añadir a la persona que convocará la reunión.

   • Asegurarse de que la persona tenga los permisos necesarios (convocador, editor, firmante).

   • Añadir otros miembros que puedan firmar o editar según sea necesario.

4. Incluir Asistentes

   • Añadir miembros a la reunión seleccionando por grupos o cargos (ejemplo: "Profesores").

   • Confirmar la inclusión de todos los asistentes deseados.

5. Creación de la Reunión

   • Ir a la sección "Reuniones" y seleccionar "Añadir".

   • Completar la información requerida: cargo del convocador, fecha y hora de la reunión, lugar (aula o despacho previamente creado).

   • Incluir el carácter de la reunión (extraordinario o regular) y el orden del día.

6. Convocatoria de la Reunión

   • Enviar notificaciones a los asistentes por email o mensajería interna.

   • Subir documentos relevantes que se discutirán en la reunión.

7. Gestión de Cambios

   • Si es necesario, modificar la fecha y hora de la reunión sin necesidad de crear una nueva.

   • Anular la reunión si es necesario.

8. Registro del Acta

   • Al iniciar la reunión, pasar lista y registrar asistencia.

   • Documentar los puntos tratados y acuerdos alcanzados.

   • Asignar responsables para el seguimiento de acuerdos y establecer fechas límite.

9. Finalización del Acta

   • Firmar el acta al concluir la reunión.

   • Enviar el acta a los asistentes y a quienes no pudieron asistir.

Notas de Precaución

• Asegúrese de que todos los asistentes estén correctamente añadidos antes de enviar la convocatoria.

• Verifique que los permisos de cada miembro estén correctamente asignados para evitar confusiones.

• Mantenga un registro de las ausencias justificadas e injustificadas para futuras referencias.

Consejos para la Eficiencia

• Utilice plantillas para el orden del día y actas para acelerar el proceso de documentación.

• Establezca recordatorios automáticos para los asistentes antes de la reunión.

• Revise y actualice regularmente la lista de contactos y grupos para asegurar que esté al día con los cambios en el equipo.

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